Desvio do Fundo Fixo de Caixa gera prejuízo de milhões à empresa

Por Sergio Woisky*, Juan Musso* e Paulo Vito Sanchez Junior*

Convidados: Juan Musso e Sergio Woisky, sócios da Comp9 Consultoria Empresarial e Treinamento 

Descrição do Caso

Em uma empresa de engenharia de grande porte, com procedimentos consolidados, a mudança de comportamento da estagiária do departamento financeiro começou a chamar a atenção, nos últimos seis meses ela passou a se vestir com roupas de marca, fazer viagens caras, incompatíveis com o seu poder aquisitivo.

Ela era responsável pelo controle do fundo fixo de caixa, considerado de valor imaterial em relação a movimentação financeira mensal da empresa.

Através de investigação contábil, os consultores externos localizaram uma duplicidade de interpretação nos procedimentos adotados na rotina de fundo fixo. A empresa era fraudada mensalmente, em média, em cinquenta e quatro salários mínimos pela estagiária que percebia remuneração mensal de dois salários mínimos. A falta de atenção pelos dirigentes aos pequenos processos da operação propiciou um desvio de mais de um milhão de reais em treze meses.

Após as contramedidas adotadas e mitigada a fraude a alta cúpula de gestão percebeu a importância de um monitoramento eficiente e sob a gestão de profissionais especializados. Os processos e controles foram reconfigurados.

Discussão do Caso

A ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) apresenta um relatório anual sobre fraudes corporativas ocorridas em diversos países, o estudo de 2019 revela que 42% dos fraudadores viviam acima do seu poder aquisitivo e, outros 26% dos fraudadores estavam com dificuldades financeiras.

No caso que estamos analisando, a comportamento da estagiária era um indicativo de sua atividade ilícita, ao perceber essa situação a empresa poderia fazer uma simples análise nos procedimentos realizados pela estagiária, comparando os valores atuais com os anteriores, procurando divergências.

Juan Musso e Sérgio Woisky – sócios da Comp9 Consultoria Empresarial e Treinamento – propõem a realização de uma auditoria, para encontrar as falhas nos procedimentos, os responsáveis e se houve negligência ou participação do supervisor. Comprovada a fraude, os consultores propõem que as medidas disciplinares sejam tomadas, inclusive com o apoio de um advogado trabalhista.

Musso e Woisky apresentam 7 pontos que as empresas devem adotar para se proteger de situações como essa.

1. Fomentar Processos e Procedimentos de Monitoramento, Controles Internos e Auditorias. Um dos aspectos que poderiam ser considerados é atenção a sinais externos que indicam mudança de padrão de consumo dos funcionários;

2. Criar mecanismos para declaração e documentação de possíveis eventos que causem Conflito de Interesses: Casos em que funcionários tenham outra atividade profissional; participação como sócio, funcionário ou prestador de serviço em fornecedores ou clientes; participação como sócio ou funcionário em empresa de mesmo segmento; relacionamento entre funcionários da empresa, políticas de recebimento de presentes, entre outros. Algumas empresas adotam um formulário para os funcionários que deve ser anualmente atualizado com os possíveis conflitos;

3. Mudança de postura da liderança do Departamento Financeiro e dos líderes de equipe em geral para realizarem controles sobre as atividades de seus subordinados. O controle tem que ser adequado ao valor controlado.

Neste caso poderia ser feito um controle por amostragem tanto no aspecto temporal (conferir certos períodos de forma aleatória e não esperada pelos controlados) como no aspecto de conteúdo (conferir certos temas de forma aleatória e não esperada pelos controlados, como por exemplo o fundo fixo de caixa, o reembolso de despesas de viagem, os gastos com transporte – Uber, gasolina, entre outros).

4. Fortalecer processos de Avaliação de Desempenho dos funcionários, como avaliação 360;

5. Entrevista de desligamento de funcionários para capturar indícios de problemas;

6. Implantação e Promoção de Canais Éticos, inclusive aqueles onde a pessoa possa fazer um relato sem se identificar;

7. Treinamento periódico para todos os funcionários, incluindo estagiários, jovens aprendizes, PJs e terceiros. Northon Blair e Paulo Sanchez da NP Soluções Empresariais, complementa mais alguns pontos, considerando que a empresa tem seus procedimentos consolidados:

8. A condução e análise dos trabalhos devem ser com olhar multidisciplinar, sem pré-julgamentos.

9. Aprofundar as análises com as técnicas da auditoria investigativa, onde o nexo causal das operações de tudo o que foi apurado, supera a linha tênue da diferença entre auditoria e perícia.

10. A oitiva forense com todos os protocolos necessários, agrega aos levantamentos, propiciando, se for o caso, a extração de partes do Parecer Técnico para instrução de uma demanda judicial.

11. A imagem da empresa deve ser tratada com zelo, bem como de todos os investigados, independentemente do envolvimento, ou não, com os atos de fraudes, corrupção ou má conduta.
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Sergio Woisky*

Mais de 18 anos de experiência em projetos de Risco e Compliance no mercado financeiro, tanto no Brasil como no exterior, com Lloyds Bank, RBS, Santander, ABN Amro, Itaú BBA entre outros. Também implantou Programas de Compliance em construtoras, empresas de serviços e indústrias. Ex-diretor do Lloyds Bank. Engenheiro de Produção pela Escola Politécnica da USP e MBA Executivo no Ibmec-SP (atual Insper).

Juan Musso*

Especialista em Risco & Compliance com mais de 15 anos de experiência em distintos setores no Brasil e no Exterior. Foi Head de Compliance em distintas instituições para América Latina: Banco CIT, Mercer (Marsh & Mc Lennan Co) e ABN AMRO N.V. no Brasil e América Latina. Estudou Administração de Empresas na Universidade Metropolitana na Venezuela.

Paulo Vito Sanchez Junior*

Executivo com mais de 30 anos de experiência em Auditoria, Consultoria, Auditoria Forense, Apuração de Fraudes, Perícia Judicial, Gestão Corporativa, Compliance, Gerenciamento de Riscos, Sistemas Anticorrupção, Professor e Palestrante. Auditor desde 1985, tendo trabalhado em empresas como: Deloitte, Bunge, Bridgestone-Firestone, Saint Gobain, Whirlpool, Santher e Diretor da NP Soluções e Advisors Committee.

 

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